Kalau Anda ingat-ingat, pasti Anda
menyadari bagaimana para pebisnis di Indonesia, telah menerima lebih
banyak pesan melalui email dibandingkan pesan via telepon, voice-mail atau apa
saja. Dan kedua lewat SMS, kecuali mereka tidak memiliki email dalam melakukan
aktivitas pemasarannya.
Salah satu keuntungan yang menarik dari email adalah sifatnya yang
asynchronous, artinya bahwa pengiriman pesan yang efektif tidak perlu menuntut
si pengirim pesan berada di tempat pada saat bersamaan si penerima pesan
menerima dan membaca email.
Seringkali terdapat kesenjangan atau kerenggangan antara pesan yang dikirim dan
diterima. Hal ini bisa jadi memang mudah untuk pengaturan responsnya ditinjau
dari sisi jadwal Anda yang sibuk, tetapi hal ini juga mendatangkan suasana rasa
bahwa Anda diperbudak dalam hal Anda diharapkan untuk memberikan tanggapan
sesegera mungkin.
Ada banyak
tips-tips singkat dan dasar khususnya dalam membuat email yang efektif untuk
berkomunikasi dalam dunia pemasaran. Berikut ini Anda akan melihat perbedaan
antara email yang mendapatkan perhatian dan respek dari si penerima dan email
yang tidak dibaca.
INILAH 6 TIP SINGKAT ITU :
1. BUATLAH FONT DAN BENTUK FONT YANG MUDAH DIBACA.
Sangat disarankan agar menggunakan font hitam, dengan size 12. Ini adalah
format standar dan bersifat cross-compatibility antar sistem pembaca email
namun membuat si pembaca dapat membacanya dengan fokus mata relaks.
Jadi jangan menulis dengan Font yang aneh-aneh untuk pertama kali, kecuali mereka
memilihnya.
2. BUATLAH ADANYA SUATU HUBUNGAN ANTARA ISI EMAIL DENGAN POKOK SUBYEKNYA.
Pokok subyek adalah bagian yang paling penting untuk menjual bisnis/produk
Anda. Itu sama pentingnya seperti headline.
Karena itu manfaatkan dan tulislah dengan hati-hati dan patut direnungkan
sebelum Anda menulis. Pokok subjek yang baik hendaknya memikat perhatian dan
menggerakkan resipien untuk membuka email.
Pokok subjek yang baik haruslah bernada langsung dan informatif, dan
menggerakkan si penerima email untuk langsung membacanya.
3. SEBELUM ANDA MENGIRIM EMAIL, PERTIMBANGKAN CALON PENERIMA EMAIL TERSEBUT.
Sewaktu Anda mengirim email, Anda pasti tidak tahu kapan email tersebut dibaca
atau bagaimana suasana hati - entah sedang senang atau jengkel -- dari si
penerima sewaktu ia menerima email Anda.
Karena itu nada tulisan Anda adalah kuncinya.
Setelah Anda menulisnya, dan sebelum dikirim, berhentilah sejenak dan bacalah
lagi email tersebut dan renungkan seolah-olah Anda adalah si penerima email
itu.
Mengapa Anda tidak padukan strategi pemasaran Anda selama ini dengan Email
Marketing? Minta info lebih jauh ttg "EMAIL MARKETING THAT WORKS" ke
marketing@bjoconsulting.com
4. HATI-HATI MENGIRIMKAN SEDERETAN ALAMAT EMAIL DI BAGIAN FIELD "TO"
Di beberapa perusahaan, simbol status suatu departemen biasanya mewakili suatu
email yang dikirim, seperti misalnya "Departemen Pemasaran" atau
"Departemen TI" dan sebagainya.
Apakah Anda ingin tahu orang di balik departemen terkait ini?. Disarankan agar
lebih baik Anda proaktif untuk mengetahui siapa nama di balik departemen ini.
Dan kalau Anda tahu nama-nama mereka, maka akan lebih bagus karena surat lebih terkesan
pribadi sebaliknya dari pada mengirim email dengan menyapa "Yth di
Departemen TI", kesan yang ada adalah terlalu umum.
Akibatnya, besar kemungkinan apabila salah satu dari antara mereka yang ada di
departemen TI dan membaca, maka mereka akan segera menghapusnya atau tidak
memberitahukan email Anda ke orang yang memang bertanggung jawab dalam mengambil
keputusan.
Kemudian kalau Anda mengirimkan suatu email mohon diperhatikan agar jangan Anda
memasukkan semua nama-nama dari resipien di kotak "To".
Mengapa? . . .
Karena ini bisa mendatangkan jerat penyalahgunaan walaupun ada keuntungannya,
keuntungannya adalah misalnya kalau ada orang-orang yang di dalam sederetan
nama-nama yang Anda masukkan memang mengenal atau merespeknya, tentu hal ini
akan menggerakkan orang lain untuk melakukan suatu hubungan bisnis dengan Anda
lebih lanjut.
Namun masalahnya lebih banyak orang yang akan menyalahgunakan nama-nama email
dari orang-orang yang Anda masukkan di situ dan bertindak seolah-olah mereka
mengirim email atas nama Anda padahal Anda tidak pernah mengirim email dengan
isi tertentu.
Dan tentu saja, cara ini malah akan menjelekkan nama baik perusahaan Anda,
bukan?
5. KIRIMKAN KE FIELD "Cc," ATAU LEBIH BAIK JANGAN?
Sekarang, menurut Anda bagaimana pantas-tidaknya memasukkan nama pihak kedua
atau ketiga ke kotak "Cc" dan "Bcc".
Memang ada berbagai pendapat mengenai pantas atau tidaknya menggunakan
"Cc" dan "Bcc". Beberapa berpendapat bahwa, Anda sebaiknya
mengirimkan email ke orang lain dan pada saat bersamaan memasukkan nama dari
pihak kedua ke kotak "Cc", kalau orang itu memang langsung
berhubungan dengan permasalahan yang dibahas.
Namun yang perlu diingat bagi Anda adalah waktu mereka sangat berharga, dan
orang kesal apabila inbox mereka penuh dengan pesan-pesan email yang tidak
relevan.
Berdasarkan pemikiran ini, mengirimkan email ke orang lain namun menempatkan
juga orang berikutnya di field "Bcc" padahal orang tersebut tidak ada
sangkut pautnya dengan suatu pembicaraan, maka hal itu tidak pantas.
Karena hal inilah maka lebih baik dibuatkan dialog grup via email, dan kalau
pihak kedua atau ketiga memang ingin terlibat sebelum masalah meruncing, mereka
bisa join. Dan kalau tidak mereka bisa unsubscribe.
6. JANGAN LUPA MASUKKAN EMAIL SIGNATURE YANG INFORMATIF DAN BERNADA MENGUNDANG.
Di bagian ini, masukkan informasi yang relevan saja namun informatif dan
bernada mengundang, bukan sekadar kalimat yang tidak memberikan manfaat.
Sehingga meningkatkan peluang mereka mau mengontak Anda kembali. Jadi sebagai
orang pemasaran atau penjualan mau tidak mau Anda harus terampil mengetik dan
menggunakan email serta mengolah frase, kecuali saatnya tiba orang bisa
memiliki suatu perangkat bergerak yang dapat mengenali suara kemudian dapat
mengkonversikannya ke pesan email dalam bentuk teks.
